FAQ – Veel gestelde vragen

Hier vindt u de antwoorden op veel gestelde vragen. Mocht u aanvullende vragen hebben, neem dan contact op met ons of één van onze partners.

In de workshop worden de eisen en wensen van ‘key-users’ (hoofdgebruikers) in kaart gebracht. Zij weten immers precies wat ze nodig hebben bij het uitvoeren van hun werkzaamheden. Bovendien zorgt een workshop voor betrokkenheid van de belangrijkste gebruikers van Vi4Office. Enthousiaste key-users zijn ambassadeurs en zorgen ervoor dat er binnen de hele organisatie draagvlak ontstaat voor het gebruik van Vi4Office.
Voorbeelden van modellen zijn de brief, memo of een rapport. Een ontwerp (lees ‘werktekening’) beschrijft de opmaak van een model, met gegevens over de positionering van elementen en gebruikte typografieën (o.a. lettertypes en vormen). Een sjabloon is een Word-bestand dat de basisopmaak en de instellingen voor een bepaald type document bevat, zoals: pagina-instellingen, marges en afstand standaardtabs en opmaakprofielen (stijlen).
De ontwerpen (of werktekeningen) zijn nodig om modelsjablonen te ontwikkelen. Zonder deze ontwerpen is het niet mogelijk de huisstijl goed te borgen. Als u geen ontwerpen hebt dan kunnen onze partners of wij u hierbij helpen.
De verhouding dient 1:1 te zijn en het bestand moet geschikt zijn voor de toepassing (Microsoft Word, -PowerPoint en -Outlook). In de bestanden worden RGB-kleuren gebruikt. Afhankelijk van het ontwerp wordt in overleg afgesproken welke soort bestanden aangeleverd dienen te worden. Niet ieder ontwerp leent zich voor een specifiek bestandsformaat.
Afhankelijk van de gewenste configuratie en het aantal modelsjablonen is Vi4Offce binnen drie tot acht weken gereed om op te implementeren.
Vi4Office wordt geleverd met een digitale algemene gebruikershandleiding en quick reference card (gebruikerskaart) per module. Ook is er voor de beheerder een technische handleiding. Indien gewenst maken we een handleiding op maat. Daarnaast kunnen eigen handleidingen aan het help-menu worden toegevoegd.
Vi4Office werkt eenvoudig en is intuïtief. De meeste mensen kunnen snel met Vi4Office aan de slag. Standaard binnen de suites bieden wij een eendaagse training aan voor technische- en functionele beheerafdelingen, zoals de ICT Manager en de key-users. Indien gewenst kunnen we gebruikerstrainingen en/of -presentaties verzorgen voor de andere medewerkers. Zie ook de Vi4Office website: menu Support en Cursussen.
Er is een Vi4Office servicedesk (helpdesk-portal) beschikbaar waarin u vragen, opmerkingen of wensen kunt plaatsen. De helpdesk is beschikbaar voor een beperkt aantal personen binnen een organisatie, meestal een functioneel- en technisch beheerder.
In Vi4Office is een automatisch update programma beschikbaar. Dit programma kan Vi4Office ook volledig installeren op pc’s.
Zodra er een nieuwe versie van Microsoft Office of -Windows beschikbaar is zorgen wij ervoor dat Vi4Office geschikt wordt gemaakt voor deze nieuwe versie.
Binnen de Service Level Agreement (SLA) van alle suites zijn updates inbegrepen. U ontvangt automatisch tenminste één keer per jaar een update.
Binnen Vi4Office kunnen één of meer adressenbestanden opgenomen worden, bijvoorbeeld voor medewerkers een persoonlijk adressenbestand of een adressenbestand per afdeling. Daarnaast is in Vi4Office een functie beschikbaar waarmee bestaande adresbestanden gekoppeld kunnen worden.
Binnen Vi4Office kunnen één of meer Excel/CSV-adresbestanden gekoppeld worden en kan er een koppeling worden gemaakt met het Outlook contactpersonen bestand. Daarnaast kunnen ook adresgegevens uit bijvoorbeeld SQL of Oracle databases aan Vi4Office gekoppeld en gelezen worden.
Standaard zijn deze databases beschikbaar binnen Vi4Office, maar ook bestaande databases of gegevens uit Active Directory kunnen aan Vi4Office gekoppeld worden.
Via een installatiemodule wordt Vi4Office snel en eenvoudig op alle pc’s en laptops geïnstalleerd. Via hetzelfde programma worden daarna ook alle wijzigingen (bijvoorbeeld in de organisatiegegevens) en updates van Vi4Office doorgevoerd.
Ja, de licentievoorwaarden voor het gebruik van Vi4Office vindt u hier.